Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) to kluczowy element każdej firmy, niezależnie od branży. Pracodawcy mają obowiązek zapewnić pracownikom dostęp do aktualnych instrukcji BHP, ale forma ich udostępnienia nie zawsze jest oczywista. W dzisiejszych czasach pojawia się coraz więcej pytań o to, czy instrukcje BHP muszą być dostępne w formie papierowej, czy może można je przechowywać w wersji elektronicznej? W tym artykule przyjrzymy się, jakie przepisy regulują tę kwestię i jak wybrać najlepsze rozwiązanie.
Instrukcje BHP – co mówią przepisy?
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek wydawać pracownikom szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Przepisy nie określają jednak jednoznacznie, czy instrukcje BHP muszą być w formie papierowej. Ważne jest, aby były stałe dostępne dla pracowników, co oznacza, że mogą być udostępniane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
Papierowa instrukcja BHP – tradycyjna forma
Instrukcje w formie papierowej są od dawna standardem w wielu firmach. Ich zaletą jest to, że można je umieścić bezpośrednio przy maszynach, na stanowiskach pracy lub w specjalnych miejscach, gdzie każdy pracownik ma do nich łatwy dostęp. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne w zakładach produkcyjnych, gdzie pracownicy nie zawsze mają dostęp do komputera. Instrukcje BHP w formie papierowej są również obowiązkowe w przypadku:
- Instrukcji pierwszej pomocy, które muszą być wywieszone przy apteczkach,
- Instrukcji postępowania na wypadek pożaru, które powinny być umieszczone przy punktach przeciwpożarowych.
E-dokumenty BHP – nowoczesne rozwiązanie
W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na udostępnianie instrukcji BHP w wersji elektronicznej. Jest to wygodne, zwłaszcza w firmach, gdzie większość stanowisk pracy jest wyposażona w komputery lub urządzenia mobilne. Pracownicy mają wtedy szybki i wygodny dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów bez konieczności szukania ich w segregatorach. Instrukcje mogą być umieszczone na platformach intranetowych, w aplikacjach do zarządzania firmą lub systemach e-learningowych.
Zalety tego rozwiązania to:
- Łatwość aktualizacji dokumentów – e-instrukcje można zaktualizować jednym kliknięciem,
- Oszczędność miejsca i papieru,
- Szybki dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu.
Które rozwiązanie wybrać?
Każde przedsiębiorstwo ma inne potrzeby, dlatego forma instrukcji BHP powinna być dostosowana do specyfiki firmy. W zakładach produkcyjnych, gdzie pracownicy nie mają dostępu do komputerów, lepiej sprawdzą się instrukcje w formie papierowej. Z kolei w biurach i miejscach pracy wyposażonych w komputery, e-dokumenty mogą być bardziej praktyczne. Kluczowe jest jednak, aby pracownicy byli poinformowani o sposobie dostępu do instrukcji, niezależnie od formy ich udostępnienia.
Przypomnienie o obowiązkach pracodawcy
Warto podkreślić, że pracodawca ma obowiązek konsultować z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie kwestie związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, w tym również formę udostępniania instrukcji BHP. Pracownik natomiast musi pisemnie potwierdzić, że zapoznał się z przepisami i zasadami BHP obowiązującymi w firmie.
Podsumowanie
Wybór między papierowymi a elektronicznymi instrukcjami BHP zależy od specyfiki zakładu pracy. Obie formy mają swoje zalety, a ostateczna decyzja należy do pracodawcy, który powinien wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb pracowników. Ważne jest jednak, aby pracownicy mieli łatwy i szybki dostęp do tych dokumentów oraz byli świadomi, jak z nich korzystać.
Jeżeli masz pytania dotyczące instrukcji BHP lub szukasz szkolenia w tym zakresie, skontaktuj się z nami pod numerem 785 009 806 – chętnie pomożemy!